Google Sheets : MS Excel का स्मार्ट विकल्प

हममें से ज़्यादातर लोगों ने spreadsheets बनाने के लिए Microsoft Excel का नाम तो ज़रूर सुना होगा। ऑफिस का काम हो, पढ़ाई से जुड़ा data हो या किसी छोटे business का हिसाब-किताब—Excel सालों से पहला चुनाव रहा है। लेकिन अब वक्त बदल चुका है।

Google ने एक ऐसा tool दिया है जिसने Excel की monopoly तोड़ दी है। नाम है Google Sheets। यह न केवल मुफ्त है बल्कि internet के ज़रिए कहीं से भी काम करने की आज़ादी देता है। जिन लोगों को लगता है कि Excel ही एकमात्र समाधान है, उनके लिए Google Sheets किसी जादू से कम नहीं।

Excel और Google Sheets में फर्क

Excel और Google Sheets देखने में भले ही काफी हद तक समान लगते हैं, लेकिन दोनों के काम करने का तरीका अलग है।

• Excel को use करने के लिए software install करना पड़ता है, जबकि Google Sheets सीधे browser या mobile app से चलता है।
• Excel की file अक्सर आपके laptop या PC में save होती है। Google Sheets हर बदलाव को Google Drive में अपने आप सुरक्षित कर देता है।
• Excel की file share करने के लिए आपको उसे बार-बार mail करना पड़ता है। Google Sheets में एक ही link share करके पूरी टीम को साथ लाया जा सकता है।
• Excel paid software है जबकि Google Sheets पूरी तरह free है।

यानी जहाँ Excel आपको system पर बाँध देता है, वहीं Google Sheets आपको कहीं से भी काम करने की flexibility देता है।

Google Sheets क्या है?

साधारण शब्दों में कहें तो Google Sheets एक online spreadsheet application है। यह Microsoft Excel जैसा ही दिखता है लेकिन उससे कहीं ज़्यादा आसान और सुविधाजनक है।

Sheets में आप data बना सकते हैं, formulas use कर सकते हैं, graphs तैयार कर सकते हैं और सबसे ज़रूरी—अपनी team के साथ एक ही समय पर उसी sheet पर काम कर सकते हैं। यही real-time collaboration इसकी सबसे बड़ी ताकत है।

Google Sheets कैसे खोलें?

Google Sheets का इस्तेमाल करने के लिए आपको किसी technical knowledge की ज़रूरत नहीं। बस एक Gmail account होना चाहिए।

1. Gmail login करें।
2. ऊपर दाएँ कोने पर जो Google Apps का menu होता है (9 dots वाला), उस पर क्लिक करें।
3. वहाँ से Google Sheets चुनें।
4. अब नया spreadsheet बनाने के लिए “Blank” option चुन सकते हैं या किसी template से शुरुआत कर सकते हैं।

कुछ ही seconds में आपकी पहली sheet तैयार हो जाएगी। इसमें लिखते जाइए और यह सब अपने-आप Google Drive में सुरक्षित होता रहेगा।

Sheets की खासियतें

Google Sheets को खास बनाने वाली कुछ बातें हैं, जो इसे Excel से अलग पहचान देती हैं।

• यह free है, किसी license या subscription की ज़रूरत नहीं।
• auto-save feature हर बदलाव को तुरंत सुरक्षित कर लेता है।
• mobile, tablet और computer तीनों पर एक जैसा access मिलता है।
• data को आसानी से charts और graphs में बदला जा सकता है।
• Google Forms और Drive जैसे tools के साथ इसका integration seamless है।
• team के कई लोग एक ही document पर काम कर सकते हैं और हर update तुरंत सबको दिखता है।
• चाहें तो offline mode में भी काम जारी रख सकते हैं।

मेरा अनुभव

कई बार ऐसा हुआ कि मुझे Excel file बार-बार team को भेजनी पड़ी। हर कोई अलग-अलग बदलाव करता और फिर नई file मुझे लौटाता। आख़िर में समझ ही नहीं आता कि किस version को final मानूँ।

जब मैंने Google ke Sheets अपनाया तो यह समस्या खत्म हो गई। अब सिर्फ़ एक link share करना होता है और पूरी team real-time उसी file पर काम करती है। कोई भी बदलाव सबको तुरंत दिखता है। इससे न केवल समय बचता है बल्कि काम की transparency भी बनी रहती है।

कहाँ उपयोगी है?

Google Sheets को अलग-अलग लोग अलग तरह से इस्तेमाल कर सकते हैं।

• छात्र assignments या project data manage करने के लिए।
• शिक्षक attendance या marks record रखने के लिए।
• office teams reports और budget बनाने के लिए।
• छोटे business वाले stock या customer records संभालने के लिए।
• bloggers और content creators अपने काम की planning और calendar बनाने के लिए।

Hidden Features

Google Sheets में कई ऐसे फीचर्स हैं जो पहली नज़र में दिखाई नहीं देते लेकिन काम को आसान बना देते हैं।

• आप Excel या CSV जैसी files सीधे import कर सकते हैं।
• Explore tool से data का automatic analysis और charts मिल जाते हैं।
• Add-ons install करके इसकी functionality बढ़ा सकते हैं।
• Version history से पुराने versions तक पहुँचा जा सकता है।
• Link sharing और permission control से file पर पूरा control बना रहता है।

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निष्कर्ष

Google Spreadsheets यह साबित करता है कि spreadsheet का मतलब सिर्फ Excel नहीं है। आज data management और teamwork की दुनिया में यह एक मजबूत, मुफ्त और user-friendly विकल्प है।

अगर आप अब भी केवल Excel पर निर्भर हैं, तो एक बार Google Sheets जरूर try कीजिए। शायद आपको भी लगे कि digital दुनिया में यही सच्चा smart solution है।

Digital Snehit Series

यह लेख Digital Snehit Series का हिस्सा है। इस series में हम Google के ऐसे tools और apps को explore कर रहे हैं जो हमारी digital जिंदगी को आसान बनाते हैं। Google Docs और Google Sheets के बाद आने वाले लेखों में हम Google Slides, Google Keep, Calendar और Digital Wellbeing जैसे tools की भी चर्चा करेंगे।

“Digital दुनिया को आसान भाषा में समझने के लिए हमारे साथ बने रहिए।”